Datenschutzerklärung

2 · Überblick

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten ich verarbeite, wenn Sie

• diese Webseite besuchen,
• mich kontaktieren oder ein kostenloses Vorgespräch buchen,
• meine Beratung in Anspruch nehmen (Klientenportal, Termine, Rechnungen).

Für einen Beratungsvertrag brauche ich Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre E-Mail-Adresse. Ohne diese Angaben kann ich keinen Vertrag schließen und keine Rechnung stellen. Alle weiteren Angaben, insbesondere zu Ihrer Gesundheit, sind freiwillig; ohne sie kann ich allerdings nur eingeschränkt beraten.

Ich treffe keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, und erstelle keine Profile (Art. 22 DSGVO).

3 · Hosting und Server-Logfiles

Diese Webseite und meine E-Mail-Postfächer liegen bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern. Die Server stehen in Frankfurt am Main. Tägliche Sicherungskopien bewahrt Hostinger 7 Tage auf, wöchentliche 6 Wochen. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln. Beim Aufruf der Seite speichert der Server automatisch IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite sowie Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Wie lange die Logfiles gespeichert werden, legt Hostinger fest; eine feste Frist nennt der Anbieter nicht, und ich kann sie nicht verkürzen. Die Verbindung zur Seite ist verschlüsselt (TLS).

4 · Google Search Console

Um zu sehen, wie diese Seite in der Google-Suche gefunden wird, nutze ich die Google Search Console (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dafür ist auf dieser Seite kein Skript eingebunden, und es werden keine Cookies gesetzt. Google stellt mir zusammengefasste Zahlen aus der Google-Suche bereit, etwa Suchbegriffe sowie die Zahl der Einblendungen und Klicks. Rückschlüsse auf einzelne Besucher kann ich daraus nicht ziehen. Diese Daten erhebt Google in eigener Verantwortung, wenn Sie die Google-Suche nutzen; dafür gelten die Datenschutzhinweise von Google. Rechtsgrundlage für meine Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, die Seite auffindbar zu machen und Fehler zu erkennen).

5 · Bing Webmaster Tools

Um zu sehen, wie diese Seite in der Suchmaschine Bing gefunden wird, nutze ich die Bing Webmaster Tools (Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Dafür ist auf dieser Seite kein Skript eingebunden, und es werden keine Cookies gesetzt. Microsoft stellt mir zusammengefasste Zahlen aus der Bing-Suche bereit, etwa Suchbegriffe sowie die Zahl der Einblendungen und Klicks. Rückschlüsse auf einzelne Besucher kann ich daraus nicht ziehen. Diese Daten erhebt Microsoft in eigener Verantwortung, wenn Sie die Bing-Suche nutzen; dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von Microsoft. Rechtsgrundlage für meine Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, die Seite auffindbar zu machen und Fehler zu erkennen).

6 · Einwilligungsverwaltung und Cookies (Consently)

Für die Verwaltung Ihrer Einwilligungen nutze ich das Werkzeug Consently (Anbieter: Dorik, Inc., USA (eine Anschrift veröffentlicht der Anbieter nicht); die Server stehen laut Anbieter in der EU). Beim ersten Besuch erscheint ein Banner. Dienste, die für den Betrieb der Seite nicht notwendig sind, hier die Bewertungen von ratedo, werden erst geladen, wenn Sie zustimmen (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Zustimmung bleibt die Seite vollständig nutzbar.

Das Banner selbst lädt schon beim Aufruf der Seite vom Server des Anbieters dieses Cookie-Banners, also bevor Sie zustimmen oder ablehnen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an den Anbieter übertragen; für die Auslieferung nutzt er auch weltweite Netzwerke, Grundlage sind Standardvertragsklauseln. Das ist nötig, damit ich Sie überhaupt fragen kann. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (mein berechtigtes Interesse: Ich muss Sie um Ihre Zustimmung bitten und belegen können, wie Sie sich entschieden haben).

Ihre Auswahl wird in einem Cookie in Ihrem Browser gespeichert, damit das Banner nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint, und zum Nachweis Ihrer Einwilligung protokolliert (Einwilligungs-ID, Ihre Auswahl, Datum und Uhrzeit, das aus der IP-Adresse abgeleitete Land sowie Ihre vollständige IP-Adresse). Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für das Cookie und Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO für den Nachweis. Das Cookie läuft nach 12 Monaten ab, danach frage ich Sie erneut. Das Protokoll bewahre ich drei Jahre ab Ihrer Entscheidung auf.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen, über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite.

7 · Bewertungen (ratedo)

Auf dieser Seite zeige ich ein Siegel und Bewertungen von Klientinnen und Klienten von der Bewertungsplattform ratedo (Anbieter: neoda Solutions GbR, Stralsunder Ring 14, 26160 Bad Zwischenahn). Siegel und Bewertungs-Widgets werden direkt von Servern von ratedo geladen und erst nach Ihrer Einwilligung angezeigt. Dabei übermittelt Ihr Browser Ihre IP-Adresse und technische Angaben (Browser, aufgerufene Seite, Zeitpunkt) an ratedo. Nach Angaben von ratedo setzen die Widgets keine Cookies, und ratedo speichert die IP-Adresse nicht. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Einwilligung bleiben Siegel und Bewertungs-Infobox ausgeblendet. Die Bewertungen meiner Klienten erreichen Sie dann über die Links zu ratedo auf dieser Seite. Folgen Sie einem solchen Link, gelten auf ratedo.de die Datenschutzhinweise von ratedo.

8 · Kontakt per E-Mail und Telefon

Schreiben Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie mich an, verarbeite ich Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um eine Beratung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung). Bitte senden Sie mir vor dem Vorgespräch keine Gesundheitsangaben per E-Mail; für Unterlagen gibt es später das Klientenportal.

9 · Kostenloses Vorgespräch (TidyCal)

Das kostenlose Vorgespräch buchen Sie über TidyCal (Anbieter: Sumo Group Inc., 1305 E. 6th St #3, Austin, TX 78702, USA). Die Buttons auf dieser Seite führen zur Adresse lotsenberatung.com/vorgespraech, die Sie direkt zur Buchungsseite von TidyCal weiterleitet. Die Weiterleitung setzt kein Cookie und speichert nichts außer den Server-Logfiles (Abschnitt 3). Erst auf der Seite von TidyCal geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Ihren Terminwunsch ein. Ich verwende die Angaben, um das Gespräch zu führen und Sie danach gegebenenfalls in mein Klientenportal einzuladen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme). Mit TidyCal besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Daten können dabei in die USA übermittelt werden; Grundlage sind Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

10 · Klientenportal und Beratung (SuiteDash)

Für die Zusammenarbeit nutze ich das Klientenportal SuiteDash (Anbieter: SuiteDash Services, LLC, 1321 Upland Drive STE 6351, Houston, TX 77043, USA). Dort verarbeite ich Ihre Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Ihre Buchungen und Termine, Ihre Nachrichten an mich (Messenger im Portal), die Unterlagen, die Sie hochladen, meine Notizen zur Beratung sowie Rechnungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Beratungsvertrags).

Gesundheitsdaten: Angaben zu Ihrer Gesundheit sind besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Ich verarbeite sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie im Portal gesondert vom Vertrag erteilen. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

SuiteDash speichert die Daten derzeit in den USA. Mit SuiteDash besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Grundlage der Übermittlung ist die Zertifizierung von SuiteDash nach dem EU-US Data Privacy Framework . Den Zugang zum Portal hat außer Ihnen nur ich.

Wie lange Ihr Portal bestehen bleibt: Bei der Anmeldung im Portal wählen Sie, wie lange ich Ihre Unterlagen speichern darf: „dauerhaft (Portal als Zentrale nutzen)“ oder „mit Ende des Beratungsvertrags löschen“. Haben Sie „dauerhaft“ gewählt und hatten wir zwei Jahre lang keinen Termin, frage ich Sie per E-Mail, ob das so bleiben soll. Ihre Wahl können Sie jederzeit ändern, und Sie können jederzeit verlangen, dass ich Ihre Daten lösche. Dateien, die Sie hochgeladen haben, und Dateien, die ich Ihnen bereitstelle, können Sie jederzeit selbst herunterladen und löschen. Ich kann Daten aus dem Portal löschen oder Ihr Konto schließen; das kündige ich Ihnen vorher mit angemessener Frist an. Haben Sie „mit Ende des Beratungsvertrags löschen“ gewählt, lösche ich drei Monate nach dem Ende des Vertrags die Unterlagen in Ihrem Portal (hochgeladene und bereitgestellte Dateien, Nachrichten, Angaben zu Ihrer Gesundheit) und schließe Ihren Zugang; zwei Wochen vorher erinnere ich Sie per E-Mail, damit Sie Ihre Dateien herunterladen können. Ihre Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) bewahre ich weiter auf, solange ich sie für Rechnungen, mögliche Ansprüche aus dem Vertrag oder Informationen per E-Mail (bis zu Ihrem Widerspruch) brauche. Rechnungen und andere Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht bewahre ich auch nach der Löschung des Portals auf (Abschnitt 18).

11 · Beratung per Telefon und Video

Beratungen finden per Telefon oder Video statt. Beim Telefonat verarbeiten die Telefonanbieter die üblichen Verbindungsdaten. Für Videotermine nutze ich alfaview (Anbieter: alfaview gmbh, Kriegsstr. 100, 76133 Karlsruhe). Die Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet, die Rechenzentren stehen in Deutschland. Mit alfaview besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Dabei werden Bild, Ton, Ihr Anzeigename und technische Verbindungsdaten verarbeitet. Bild, Ton und Chat werden höchstens bis zum Ende des Gesprächs zwischengespeichert, ich zeichne in alfaview nichts auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und für Gesundheitsangaben im Gespräch Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

12 · Mitschrift von Beratungsgesprächen

Ein Gespräch schreibt die Software nur mit, wenn Sie vorher gesondert eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie läuft auf meinem Rechner, hört die Tonspur mit und wandelt das Gesprochene in Text um. Ton und Bild werden dabei nicht gespeichert. Die Software arbeitet ausschließlich lokal: Die Mitschrift entsteht auf meinem eigenen Rechner, wird dort ausgewertet und verlässt ihn nicht; ein Cloud-Dienst ist nicht beteiligt. Die Mitschrift dient nur dazu, ein Gesprächsprotokoll für Sie und mich zu erstellen, und wird gelöscht, sobald das Protokoll fertig ist, spätestens 30 Tage nach dem Gespräch. Das Protokoll gehört zu Ihren Unterlagen (Abschnitt 18). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, auch während eines Gesprächs.

Unabhängig davon kann ich mir im Gespräch eigene Notizen machen, von Hand oder in einer Datei auf meinem Rechner. Das gehört zur Beratung; die Rechtsgrundlagen stehen in Abschnitt 10, die Speicherdauer in Abschnitt 18.

13 · Terminkalender (Google Kalender)

Termine aus dem Portal werden mit einem eigenen Kalender nur für Klienten bei Google Kalender abgeglichen (Anbieter: Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Irland). Dort stehen Datum, Uhrzeit und Ihr Name. Das hilft mir, Termine zuverlässig einzuhalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Daten können in die USA übermittelt werden; Grundlage sind die Zertifizierung von Google nach dem EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

14 · E-Mail-Versand (Emailit)

E-Mails aus dem Portal (Terminbestätigungen, Rechnungen, Hinweise) verschicke ich über den Versanddienst Emailit (Anbieter: FunFirst s.r.o., Na louzi 258/13, 101 00 Prag 10, Tschechien). Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt der E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Emailit besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Prag.

15 · Informationen per E-Mail an Klienten

Haben Sie bei mir eine Beratung gebucht, schicke ich Ihnen gelegentlich per E-Mail Informationen zu meinen eigenen, ähnlichen Beratungsangeboten. Ich nutze dafür die E-Mail-Adresse, die Sie mir bei der Anmeldung im Portal gegeben haben, und versende über SuiteDash und Emailit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Information meiner Klienten) in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG. Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass Ihnen andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen: über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an kontakt@lotsenberatung.com. Auf dieses Widerspruchsrecht weise ich Sie schon bei der Anmeldung im Portal hin.

16 · Rechnungen und Buchhaltung

Rechnungsdaten (Name, Anschrift, Leistung, Betrag, Zahlungseingang) verarbeite ich in Lexware Office (Haufe Service Center GmbH, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg). Sie bezahlen per Überweisung; dabei verarbeitet Ihre und meine Bank die Zahlungsdaten. Für die Buchhaltung und die Steuererklärung gebe ich Rechnungsdaten an meinen Steuerberater weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (Vertrag sowie handels- und steuerrechtliche Pflichten). Inhalte der Beratung oder Gesundheitsangaben stehen nicht auf Rechnungen.

17 · Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Ihre Daten erhalten nur die Dienstleister, die in dieser Erklärung genannt sind. Sie arbeiten in meinem Auftrag und nach meinen Weisungen (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO). Außerdem erhalten Daten, soweit nötig: mein Steuerberater, Banken für den Zahlungsverkehr und Behörden, wenn ein Gesetz mich dazu verpflichtet. Darüber hinaus gebe ich keine Daten weiter und verkaufe keine Daten.

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder speichern Daten dort: SuiteDash (Data Privacy Framework), TidyCal (Standardvertragsklauseln), Google (Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln) und Consently (Sitz USA, Server in der EU, Standardvertragsklauseln). Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gesichert ist: durch die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO) oder durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

18 · Wie lange ich Daten speichere

Ich lösche Ihre Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr gebraucht werden und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die gesetzlichen Fristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres:

• Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG), länger nur, solange eine steuerliche Festsetzungsfrist noch läuft
• Verträge und geschäftliche Korrespondenz: 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Gesprächsnotizen, Protokolle und Ihre Unterlagen: 3 Jahre nach dem letzten Beratungstermin, wegen möglicher Ansprüche aus dem Vertrag (§ 195 BGB); haben Sie „dauerhaft“ gewählt, bleiben Ihre Unterlagen in Ihrem Portal, bis Sie etwas anderes sagen
• Ihr Portal und die Unterlagen darin: je nach Ihrer Wahl dauerhaft oder bis drei Monate nach dem Ende des Beratungsvertrags; Ihre Kontaktdaten bleiben, solange Rechnungen, mögliche Ansprüche oder Informationen per E-Mail es erfordern; Dateien, die Sie hochgeladen haben, können Sie jederzeit selbst löschen; eine Löschung oder Schließung durch mich kündige ich vorher an (Abschnitt 10)
• Mitschriften: bis das Protokoll fertig ist, spätestens 30 Tage nach dem Gespräch (Abschnitt 12)
• Nachweis Ihrer Cookie-Einwilligung: drei Jahre ab Ihrer Entscheidung (Abschnitt 6)
• Anfragen und Vorgespräche ohne anschließende Zusammenarbeit: 6 Monate nach dem letzten Kontakt
• Gesundheitsangaben nach Widerruf Ihrer Einwilligung: unverzüglich, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht

19 · Sicherheit

Ich schütze Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO): verschlüsselte Verbindungen, Zwei-Faktor-Anmeldung für meine Zugänge zu Portal und Buchhaltung, Zugriff nur durch mich und Verträge zur Auftragsverarbeitung mit allen Dienstleistern.

20 · Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3); die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig. Für alle Anliegen genügt eine E-Mail an kontakt@lotsenberatung.com.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeite ich Daten aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Gegen E-Mails mit Informationen zu meinen Angeboten können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; ich verwende Ihre Adresse dann nicht mehr dafür.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für mich zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

21 · Änderungen dieser Erklärung

Ich passe diese Erklärung an, wenn sich meine Dienstleister oder Abläufe ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Stand: 6. November 2026.